会議を抜本的に見直そうPART2

【今日の質問】 

今やっている会議の生産性を高めませんか?

 -----------------------

こんにちは。 

潜在意識に働きかけて生産性を4倍にする

人財育成コーチの森泰造です。

 

前々回のブログで、

会議には高いコストがかかっていること、

会議を良くする方法はいろいろとあるが、

それが目的化しては、

会議の抜本的な改善につながらないことを

お伝えしました。

 

今日は、「ではどうしたら

抜本的な改善につながるのか?」について、

書いていきます。

 

そのポイントは3つです。

1つ目は「何をする会議なのか?」

2つ目は「何のための会議なのか?」

3つ目は「会議が終わった時に、

どうなっていればいいのか?」

 

この3つが会議開始時までに、

参加者全員で共有されている事ですね。

 

ひとつ目の「何をする会議なのか?」は、

会議の時間にすることを、

事前に明確にしておくということです。

 

情報共有をするのか、

合意形成をするのか、

アイデアだしをするのか、

賞賛やフィードバックをするのか、

複数の事をするのか、

これを考えておくことです。

 

やることが明確になっていれば、

脱線した人が出てきても

軌道修正しやすいですね。

 

2つ目の「何のための会議なのか?」は、

その会議自体を議題に上がるタスクにおいて、

どんな存在にさせるのかということです。

 

例えば、

売上と活動状況の情報共有をする会議なら、

情報共有そのものを目的にする場合と、

情報をもとに、

現場での行動の改善を目的にする場合では、

会議の終着点が全然変わってきます。

 

多くの会議の目的は、

次につながる行動を

生み出すことではないでしょうか。

そこを明確にしておかないと、

「何をする会議」の「何をする」自体が、

目的になってしまう恐れがあります。

 

3つ目の「会議が終わった時に

どうなっていればいいのか?」は、

会議が終わった時の参加者の感情が、

どうなっていればいいのかということです。

 

「よし、みんなでやろう!」という

雰囲気で終わるのか、

危機感を感じさせた状態で終わるのか、

どんな終わり方をすれば、

その会議が次につながるのかを

先に決めておくのです。

 

行動を生み出すのは感情ですから、

会議が終わった時の参加者の感情は

とても大切です。

 

参加者が、そこを事前に共有できていれば、

イメージを持って会議に参加できますので、

議論の質の向上が期待できます。

 

「何をする会議なのか?」

「何のための会議なのか?」

「会議が終わった時、

どうなっていればいいのか?」

 

この3つが具体的で明確になっていて、

全員の共通認識になっていると、

役職に関係なく、高い参加者意識を持って

参加できるのではないでしょうか。

 

この3つが押さえられていれば、

新入社員でも、

会議を取り仕切ることができますよ。

 

あなたの会社の働き方改革の、

一助になれば幸いです。

 

 

あなたも、今やっている会議の生産性を高めませんか?